扣课时机构如何扣呢（1/2）

李姐：（把记录本往桌上一放）小周，你看看这事儿，昨天王老师又把三年级数学班的课时表发错了，和你这边的记录对不上，家长今天早上在群里追问剩余课时，我解释了半天都没说清楚。还有上次弄丢的那本一年级语文班的纸质课时本，到现在都没找到，家长担心我们多扣课时，投诉都快找上门了。

小周：（叹了口气）可不是嘛李姐，我现在每天光核对各个老师发的课时表就要花快一小时，有时候老师发的版本是上周的，或者漏填了扣课节数，越核对越乱。纸质本也难管，老师上完课忘了签字，或者家长接孩子时没核对，回头说不清楚，我们俩都得跟着忙活。

李姐：这样下去不是办法，又费时间又容易出纠纷，你有没有想过什么好办法？不用买那种贵的管理系统，咱们小机构承担不起，最好是操作简单、零成本的。

小周：（眼睛一亮）我正想跟你说呢！昨天我查了好多教培同行的经验，发现有个组合方式特别实用，就是在线共享表格当核心，再加上纸质课时卡辅助，刚好能解决咱们现在的问题。

李姐：哦？具体怎么操作？你详细说说。

小周：核心就是用腾讯文档、石墨文档或者飞书表格建一个总表，按班级或者课程分sheet，列名就包含学生姓名、家长联系方式、总课时、剩余课时、上课日期、扣课节数、操作人、备注这些关键信息。然后给每个授课老师开权限，让他们只能编辑自己负责的班级或课程列，上完课5分钟内直接在表格里扣课时，不用再单独发消息给我了。

李姐：那你这边呢？怎么核对？

小周：我这边开全部查看+编辑的权限，老师一更新我就能实时看到，不用传文件，也不会有版本不一致的问题。而且所有操作都有记录，谁什么时候改的、改了什么都能查到，就算错了也能追溯，比现在这样互相传表格靠谱多了。

李姐：这个在线表格听起来确实能解决不少麻烦，那家长那边呢？总不能让家长也看这个总表吧，涉及其他孩子的信息，不太合适。

小周：放心李姐，腾讯文档和飞书表格都支持行权限，咱们可以给家长只开查看自己孩子那一行信息的权限，这样家长想知道剩余课时，自己随时能看，不用再一遍遍问老师或者我，能省不少事。

李姐：那纸质的呢？有些家长可能不习惯看线上表格，而且万一线上表格出问题了怎么办？

小周：所以要加个纸质课时卡辅助呀，算是双重保障。咱们给每个孩子做一张简易的纸质卡，塑封一下，不容易丢。正面印上学生姓名、课程名称、总课时，背面留空白栏，让老师上完课当场签字，标注上上课日期和扣课节数。家长接孩子的时候，就能对着卡片核对，和线上表格的剩余课时一致了，也能避免后续纠纷。

李姐：这个双重核对挺好，那日常操作流程复杂吗？老师和你会不会觉得麻烦？

小周：一点都不复杂，我梳理了个每日同步流程，总共也就10分钟。老师那边，上完课同步扣一下线上表格，再在纸质卡上签个字，合计下来一个班也就5分钟。我这边，每天下班前花5分钟快速核对一下各个班级的表格扣课记录，有异常的话直接在表格里备注，然后联系老师，不用单独发消息沟通，省事儿又高效。

李姐：那课时快用完了，怎么提醒家长续费呢？

小周：等孩子剩余课时不多的时候，我提前1-2次在家长群里统一提醒就行，不用单独发消息，也不会遗漏。对了李姐，我还想了几个避坑小技巧，比如扣课时统一按整节扣，备注栏只记请假、补课、加课这种特殊情况，不然表格里信息太杂乱，看着费劲。

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